TUYỂN ĐÚNG NGƯỜI - SỬ DỤNG CANDIDATE PERSONA

Ở bài hôm trước, mình đã chia sẻ về Sourcing Skills phần 1 gồm 6 channels chính để tìm kiếm và tạo nguồn ứng viên.

Trong bài viết hôm nay, mình muốn đề cập về Candidate Persona, một điều nhất định phải làm trước khi bắt đầu tìm kiếm ứng viên.

Trong bài viết chia sẻ ngày hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về:

1. Candidate Persona là gì?
2. Tại sao cần phải có Candidate persona
3. Gợi ý xây dựng xây dựng candidate persona và ví dụ

I. CANDIDATE PERSONA LÀ GÌ

Trước khi đi tìm kiếm ứng viên thì phải xác định được mình tìm kiếm ứng viên như thế nào? Hồ sơ của ứng viên lý tưởng ra sao? Họ quan tâm những gì? Họ sẽ ở đâu trên mạng hay offline. ..

Trả lời những câu hỏi đơn giản phía trên là 1 phần của việc xây dựng 1 hồ sơ ứng viên lý tưởng mà Recruiter và Hiring Managers thống nhất với nhau trước khi đi tìm người. Bước này gọi là xác định Candidate Persona.

Thuật ngữ "Candidate Persona" này được mượn bên Marketing.

Bên Marketing thì áp dụng từ lâu rồi và sử dụng thuật ngữ "buyer persona" chỉ những người mua hàng lý tưởng mà các công ty đã dành thời gian nghiên cứu và nhắm đến, xây dựng hồ sơ để tiếp cận 1 cách dễ dàng, nhanh chóng và tỉ lệ thành công cao hơn: "Buyers persona is a fictional representation of your ideal client or target audience".

II. TẠI SAO CANDIDATE PERSONA LẠI QUAN TRỌNG?

Đọc câu chuyện bên dưới bạn sẽ hiểu những lý do bạn cần làm Candidate Persona đứng dưới góc độ Recruiter và cả Hiring Managers:

A một Recruiter đang làm việc tại HCM nhưng vừa nhận được thông tin từ Hiring managers: "A ơi, mình cần tuyển 5 Market Research ở Đồng Bằng Sông Cửu Long, vị trí này gấp nhé em, em tuyển nhanh giúp anh".

A bỏ qua bước Candidate Persona, ỷ nể đã có sẵn 1 cái JD chung vị trí Market Research ở HCM nên dùng luôn và bắt đầu đăng tuyển trên tất cả các trang website vì nghĩ đang gấp mà, đăng còn nhiều còn tốt: chơi tất từ Vietnamwork, Careerbuilder, Facebook, LinkedIn.

A chờ miết nhưng không nhận được 1 hồ sơ nào.

Một tháng trôi qua, 2 tháng trôi qua nhận được lai rai vài hồ sơ nhưng không phù hợp.

Dự án sắp chạy, cần người nhưng không có. Hiring Managers lo lắng nên A rất stress, công ty phải thuê headhunt, nhưng vẫn phải chờ vì headhunt không có người sẵn. Công ty tốn chi phí rất nhiều.

A thất vọng, Hiring Managers thất vọng và những mâu thuẫn giữa 2 bên xảy ra liên tiếp.

Tình cờ A đọc được bài viết này thì A quay lại quá khứ được, A nên làm những bước gì sau khi nhận tin từ Hiring Manager là tuyển người?

A sẽ làm candidate persona trước :))

Vì nếu A làm candidate persona xong trước khi đi tìm người A sẽ hiểu là

Người mình đi tìm kiếm người ta như thế nào, người ta ở đâu?

Hình bên dưới có 4 tiêu chí lớn mô tả để A và Hiring Managers cùng ngồi vào thảo luận và trả lời. 4 tiêu chí đó gồm:

1. Demographics

Những thông tin liên quan về giới tính như thế nào ( nam hay nữ, tại sao phải cần chỉ nam, tại sao phải cần chỉ nữ. Phải hỏi ra đầu đuôi chứ không kiểu suy nghĩ cảm tính. Vị trí ưu tiên nam nhưng hồ sơ nữ vẫn được chớ. Nếu không được thì lý do sao? Tránh kì thị giới tính nhé). Tương tự đến các khía cạnh như tuổi tác như thế nào, địa điểm vị trí làm việc ở đâu, ứng viên tìm ở đâu là hợp lý, có di chuyển được không?

Ví dụ nhà máy ở khu vực Đồng Nai, Bình Dương. Ứng viên ở HCM vẫn okay chớ, có xe đưa đón mà. Biết là chuộng người địa phương nhưng vẫn phải mở cho ứng viên HCM vì nếu người ta đồng ý đi làm thì okay chớ. Sao phải bỏ họ.

2. Qualification

Tiêu chí này trả lời cho những câu hỏi như:

• Vị trí này chức danh như thế nào, chức danh nào được thị trường ưa chuộng sử dụng, ứng viên đọc vào là biết được công việc. Ứng viên quan tâm mà gõ vào tìm kiếm thì sẽ ra vị trí mình đăng tuyển. Nếu chọn 1 vị trí chức danh quá dài, quá phức tạp, không phổ biến thì không hỗ trợ gì được cho việc Marketing, công cuộc tiếp cận ứng viên khó khăn.
• Số năm kinh nghiệm cần cho vị trí như thế nào? Điều gì nhất định phải cần có ở ứng viên ( Technical Skills nào), điều gì là có cũng được, không có cũng không sao.
• Vị trí này có thể tuyển fresh or những người khác ngành vào, công ty có thể đào tạo, team có thể đào tạo không? Tại sao không!
• Trình độ chuyên môn của ứng viên ra sao? Có nhất định tiên quyết phải cần phải có bằng cấp y chang anh liệt kê không? Nếu ứng viên phù hợp, biết việc, làm được thì bằng cấp đâu quan trọng lắm? Đúng hông?, anh có đồng ý không? Hay nếu không đồng ý thì tại sao?

3. Goals và Interests của ứng viên

• Những ứng viên này thì người ta quan tâm những điều gì, thu nhập, mong muốn ra sao? Nếu tìm như vị trí Market Research thì cần đi công tác nhiều, vậy cần phải có trợ cấp khi đi công tác chớ? Có không? Chi tiết như thế nào?
• Những người này người ta thường quan tâm những gì, họ có thói quen hay thường tham gia những hoạt động, đội nhóm gì không => Đi xác định được channels, nơi người ta có mặt ở tiêu chí 4 á.
• Những điều gì ở vị trí mà cần phải thống nhất với ứng viên từ trước.
• Vị trí này con đường thăng tiến nó ra sao? Hay ít nhất anh mô tả công việc của người ta hằng ngày như thế nào? Anh đánh giá KPI của người ta ra sao?

4. Channels

Sau khi trả lời và nghiên cứu những câu hỏi trên thì mình mới hình dung ra được những nơi ứng viên này xuất hiện. Chọn ra những kênh phù hợp chứ không phải có kênh nào cũng post hết á.

Rồi có những thứ phức tạp hơn như việc viết Boolean String như thế nào để tìm được số lượng ứng viên pool of candidates nhiều nhất, mức độ phù hợp nhất trên mạng kia. Muốn tuyển kĩ sư nữ đi thì đánh như thế nào về boolean String? Mình từng đọc, Có những người đi tìm trên wikipedia 500 họ nữ phổ biến nhất trên đất nước Mỹ, sau đó bỏ chúng vào Boolean String và viết thêm những keywords liên quan để tìm ra kĩ sư nữ nhằm đạt được mục đích tuyển được kĩ sư nữ nhiều hơn cho công ty. Bạn tham khảo ở video của Glen Cathey có 1 bài Talk có ví dụ này.

Ví dụ thực tiễn cho vị trí Market Research Rice Đồng Bằng Sông Cửu Long

+ Tiêu chí 1: Demographics

=> Nam nữ điều được, chỉ cần chịu đi đến nhiều vùng miền. Nói chuyện với nông dân

=> Địa lý thì nên ở, có nhà ở khu vực miền tây thì mới hiểu về đường cái đi lại, cách nói chuyện để xây dựng mối quan hệ. Vị trí ở Cần Thơ thì ứng viên prefer ở Cần Thơ, Long Xuyên...

=> Độ tuổi: Không có tiêu chí nhất định về độ tuổi ( dĩ nhiên trên độ tuổi lao động), có năng lượng vì công việc đi nhiều, chịu được khổ.

+ Tiêu chí 2: Qualifications

=> Không cần bằng cấp.

=> Cần kinh nghiệm về research tức là đi nghiên cứu thị trường, biết và có mối quan hệ với các hộ nông dân, chủ vựa để nắm bắt thông tin nhanh nhất.

=> Có kiến thức về cây lúa, các loại giống khác nhau là must phải có.

=> Kinh nghiệm lớn hơn 1 năm là được. Team đã có 1 số anh chị, có thể đào tạo được cho người này. Khoá đào tạo 3 tháng ở HCM ( ví dụ).

+ Tiêu chí 3: Goals and Interest

=> Những ứng viên này rất linh hoạt, không quan trọng nhiều cơ hội thăng tiến nhưng quan trọng về income, môi trường làm việc.

=> Mức lương cần có chi phí công tác, hỗ trợ xăng dầu và khách sạn vì đi lại nhiều.

=> Những người này ít sử dụng công nghệ vì khu vực miền Tây, không dùng tiếng anh nhiều => Loại những JD bằng tiếng anh, hay những trang như VNW, LinkedIn

=> Thường quan tâm về cây lúa, làm việc các công ty giống thực vật, cây trồng, các công ty nông nghiệp ở ĐBSCL.

=> Thường tham gia các nhóm chia sẻ kiến thức về cây lúa, nông nghiệp trên FaceBook.

=> Có cập nhật hồ sơ trên các trang làm việc của thôn, huyện => Channel địa phương.

+ Tiêu chí 4: Channels

Từ những câu trả lời ở các tiêu chí trên thì một số channels cần focus như:

• Các trang việc làm của xã, huyện liên quan; không chỉ đăng tuyển mà còn tìm kiếm và sourcing hồ sơ trên những trang này.
• Nói chuyện với các anh chị trong team Rice để giới thiệu người vì chung 1 ngành và người ta nắm rõ khu vực này hơn bạn.
• Đi tìm kiếm list các công ty làm nông nghiệp, đặc biệt về rice ở khu vực đồng bằng sông cửu long trên mạng và đi hunt người từ các công ty này.
• Điện thoại các list công ty đang có vựa về gạo và nhờ giới thiệu người.
• Đăng tuyển bằng tiếng việt trên Careerbuilder, các trang, nhóm Facebook về chia sẻ kiến thức gạo, nông nghiệp.

Câu chuyện phía trên mình viết ra từ trải nghiệm của mình, việc xác định candidate persona đã giúp mình tuyển không những 4 mà 11 người Market Research trong thời gian 1 tháng cho dự án liên quan về ngành gạo ở công ty cũ của mình. Câu chuyện này mình vẫn còn nhớ vì lúc đó chả ai dạy mình, mình cũng không biết được khái niệm về candidate persona nhưng mình vẫn làm việc với hiring managers và xác định những câu hỏi như trên. Sau này khi tìm hiểu sâu hơn thì mình mới biết đến khái niệm và những kiến thức tổng hợp và đầy đủ hơn về candidate persona này.

Bạn đừng ngại nói chuyện với hiring managers để hiểu hơn về candidate persona. Bạn không làm khó dễ gì họ hết, bạn đang giúp họ để tìm kiếm người nhanh hơn, hiệu quả hơn và đúng người nên hãy tự hào vì suy nghĩ đó.

Hãy chia sẻ với họ về những lợi ích của candidate persona này và học cách giao tiếp để đặt đúng câu hỏi, lắng nghe thật tốt để xây dựng những cách thức sourcing hiệu quả nhất nha.

Mình giới thiệu 1 bài viết của SHRM về Candidate Persona mở rộng hơn ở đây.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.

Nếu có thắc mắc, bạn cho mình biết qua email keyskynguyen@gmail.com nhé.